HYDAC and crossbase - PIM, MAM, print and text management

Die HYDAC Unternehmensgruppe mit Stammsitz in Sulzbach/Saar wurde 1963 als Gesellschaft für Hydraulikzubehör gegründet. Sie ist heute ein international tätiger Firmenverbund mit 22 unabhängigen Einzelgesellschaften. HYDAC steht für Hydraulik, Systeme und Fluidengineering. Das Lieferprogramm umfasst Hydraulikspeicher, Fluidfilter, Prozessfilter, Kühler, elektrohydraulische Steuerungen, Industrieventile, Sensorik für Druck, Wegmess- und Magnettechnik, Zylinder, Pumpen, Befestigungstechnik, Armaturen und vieles mehr. Insgesamt sind über 9.000 Mitarbeitern an elf Produktionsstandorten und in 50 Niederlassungen weltweit beschäftigt.

Auf Basis der crossbase-Standardsoftware wurde für HYDAC eine PIM-, MAM und Crossmedia-Lösung mit Schnittstelle zu SAP implementiert.

In crossbase werden die Artikel in der Produktstruktur klassifiziert. Die Produkte können sehr vielfältig konfiguriert werden. Zur Typisierung der Produktvarianten spielen Typenschlüssel, welche in einer eigenen Struktur systematisch erfasst werden, eine wichtige Rolle.

Die Artikel mit ihren Stammdaten sowie die Produktstruktur werden über eine Standardschnittstelle zum ERP-System laufend importiert. In crossbase werden die neu importierten Artikel in der Produktstruktur für die über 15 Produktbereiche klassifiziert. Technische Merkmale und Produktbeziehungen werden übertragen oder ergänzend gepflegt. Die Medienelemente (u. a. Fotos und Grafiken für Produkte und Anwendungen, Zeichnungen, Betriebs- und Wartungsanleitungen, Prospekte) werden im integrierten MAM produkt- oder publikationsbezogen verwaltet. Dokumente und Zeichnungen mit Datenbasis in SAP werden über die SAP-Schnittstelle automatisch importiert.

Die Dokumente liegen teilweise in gemischten Sprachen vor und erhalten länderspezifische Gültigkeiten. Die Texte (Produktbeschreibung, Vorteilstext, Anwendungstext, Meta Description usw.) werden als Fließtext erfasst oder aus Textbausteinen und Merkmalen generiert.

Die Inhalte werden in über 20 Sprachen übersetzt. Es werden in diesem Zusammenhang direkte Anbindungen an Authoring Services (Congree via API) und Übersetzungssysteme (COTI2) eingesetzt. Um den Übersetzungsprozess so effizient wie möglich zu gestalten und die Qualität der Übersetzungen zu garantieren, werden den Übersetzern nicht nur die zu übersetzenden Texte, sondern auch diverse Metadaten, wie bspw. Relation, Firma und Subjekt bereitgestellt. Dadurch erhalten die Übersetzer weitere kontextrelevanten Informationen zu den Texten, durch welche die fremdsprachigen Texte auch bei Berücksichtigung sprachlicher Besonderheiten inhaltlich so nah wie möglich an die Quellsprache heranreichen.
Um Produkte in den gedruckten Katalogen, E-Katalogen (BMEcat) und in den Onlinemedien verwenden zu können, werden marketingspezifische Produktsichten und Sortimente für die entsprechenden Verkaufskanäle gepflegt.

Für den Onlineshop (Magento) und die Website (Typo3) werden die Daten mittels einer JSON/REST-API mit performanceoptimierten Deltaservices bereitgestellt. Der Onlineshop selbst wurde von der Firma TechDivision realisiert mit der crossbase schon gute Erfahrungen aus anderen Projekten hat. Der Referenzbericht von Techdivision kann hier eingesehen werden: https://www.techdivision.com/referenzen/hydac. Die Website, welche auch ein Downloadportal mit Bildern, Dokumenten und Videos aus crossbase enthält, wurde von der Firma mellowmessage realisiert.

Im nächsten Schritt erfolgt die Datenbereitstellung für die Konfiguratoren, welche von unserem Partner Plan Software implementiert wurden.

An dem Prozess sind Personen aus Marketing, Produktmanagement, Medienproduktion und Übersetzungsmanagement beteiligt.

Projektvorgehen

Schrittweise Integration von Drittsystemen

Nachdem die Entscheidung für crossbase als PIM-System gefallen war, wurden im ersten Schritt die Schnittstellen zur Anbindung des PIM-Systems an das ERP-System (SAP), die Übersetzungssoftware (Across) und Authoringsystem (Congree) basierend auf den Standardmodulen von crossbase implementiert.

Das Projekt brachte eine Herausforderung mit sich: Die Umsetzung sollte trotz der großen Firmenstruktur mit 19 Produktbereichen rasch erfolgen. Der Zeitfaktor wurde durch ein „ongoing onboarding“ gelöst. Im ersten Schritt wurde die neue Lösung zunächst als MVP für zwei der 19 Produktbereiche umgesetzt. Die weiteren Bereiche werden im laufenden Betrieb mit aufgenommen. Innerhalb weniger Monate nach Start des Projektes konnte so das Go-Live erfolgen.

Flexible Datenbereitstellung für Drittsysteme durch den API-Server

Um die gewünschten Produktinformationen in den passenden Formaten für Website (TYPO3) und Webshop (Magento) bereitzustellen, wurden individuelle REST-API-Services für HYDAC konzipiert und konfiguriert. Dadurch können tagesaktuelle Produktinformationen und zugehörige Mediendateien in allen Onlinekanälen bereitgestellt und so den Kunden ein optimales Informationsangebot zur Auswahl passender Produkte bereitgestellt werden. Die folgenden Daten werden aus crossbase übertragen:

• Länderspezifische Sortimente
• Locales
• Navigationsstruktur
• Artikelstammdaten
• Bilder, Dokumente, Videos
• Verbindung zu CAD-Daten
• Mediendaten für das Downloadportal
• Texte, Übersetzungen
• Suchleisten für Facettensuche
• Logistikdaten wie „Express“ oder „verkaufsfähig“